1. Introdução

Last updated as of 28 March 2022 (v.202203.01)

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1.1 Declaração de política

A Guinness World Records (“GWR”) está comprometida, em todos os seus negócios globais, a garantir um alto padrão de comportamento ético em relação aos seus funcionários, parceiros de negócios e ao meio ambiente.

A GWR conduz os seus negócios de acordo com as disposições deste Código de Conduta para Parceiros de Negócios (“o Código”) e espera que os seus parceiros de negócios operem em conformidade com as normas do Código e com todas as leis e regulamentos nacionais e internacionais aplicáveis.

Acreditamos que os princípios descritos no Código promovem uma visão de longo prazo de fazer bons negócios, ajudam a criar um alto grau de confiança e constrói relacionamentos sólidos e sustentáveis. Como resultado, colocamos grandes expectativas em nós mesmos para realizar os nossos negócios de maneira honesta, aberta e ética.

1.2 Âmbito do código

O compromisso da GWR com o Código aplica-se a todas as áreas dos seus negócios globais e a cada parceiro de negócios (um “Parceiro de Negócios”).

Para os fins do Código, um Parceiro de Negócios inclui todos os terceiros que atuam para, em nome ou em colaboração com qualquer empresa da GWR. Estes incluem – mas não estão limitados a – fornecedores, gráficas, licenciados, agentes, subcontratados, representantes de vendas, consultores e freelancers de qualquer tipo.

Ao celebrar um contrato com a GWR, os Parceiros de Negócios concordam e aceitam os termos do Código.

1.3 Conformidade com o código

A GWR exige que todos os seus Parceiros de Negócios cumpram as disposições deste Código, e espera-se que cada Parceiro de Negócios obtenha conformidade semelhante com as disposições do Código dos seus próprios parceiros de negócios.

A GWR reconhece que, em alguns casos, os seus Parceiros de Negócios podem não ser capazes de atingir imediatamente os altos padrões detalhados no Código. Quando for esse o caso, a GWR está disposta a considerar envolver-se com Parceiros de Negócios que tenham:

• Implementado processos robustos que visam elevar os padrões de acordo com o Código dentro de um prazo acordado; ou
• Demonstrado uma abordagem responsável e transparente às suas práticas gerais de trabalho; ou
• Tenham-se submetido com sucesso a um procedimento de auditoria ou verificação de acordo com os procedimentos de auditoria interna da GWR.

Se a GWR considerar que um Parceiro de Negócios não demonstrou conformidade com o Código, o Parceiro de Negócios deve tomar todas as medidas corretivas apropriadas conforme solicitado pela GWR para tratar de quaisquer áreas de preocupação.

A falha em remediar qualquer área de preocupação pode resultar na tomada de outras medidas apropriadas pela GWR, incluindo a rescisão do contrato.

2. Pessoas

2.1 Persidade, Inclusão e Pertencimento

A GWR está empenhada em incentivar a persidade, inclusão e pertencimento, e eliminar a discriminação ilegal.

Persidade, inclusão e pertencimento são fundamentais para o sucesso da GWR, e procurámos um ambiente transparente onde as nossas vozes globalmente dispersas sejam ouvidas e bem-vindas. O objetivo é que todos os funcionários da GWR se sintam respeitados e incluídos, permitindo que todos possam dar o seu melhor e garantir que a nossa força de trabalho reflita verdadeiramente a persidade dos nossos públicos.

A GWR acredita que muitas ideias e perspetivas diferentes juntas criam uma cultura e um ambiente positivos para todos, onde a criatividade e a inovação são celebradas.

A GWR espera que os seus Parceiros de Negócios conduzam os seus negócios de uma maneira que encoraje e promova um compromisso semelhante com a persidade, inclusão e pertencimento.

2.2 Dignidade no trabalho

Os funcionários da GWR têm a responsabilidade de tratar sempre os outros com dignidade, respeito e cortesia. Espera-se que todos os colaboradores exibam condutas que reflitam esses comportamentos, bem como participem em formações para aprimorar o conhecimento e a consciencialização.

A política de Dignidade no Trabalho da GWR desempenha um papel crucial na prevenção de que os funcionários sofram bullying e assédio no trabalho e garante que todos tenham clareza sobre o que é uma conduta aceitável no local de trabalho. A política Dignidade no Trabalho prevê que todos os funcionários da GWR têm direito a:

• Serem tratados com dignidade, respeito e cortesia; e
• Serem valorizados pelas suas capacidades, experiência e habilidades; e
• Trabalhem num ambiente livre de bullying, assédio, vitimização ou discriminação.

A GWR não tolera discriminação por causa de idade, cor, deficiência, etnia, estado civil ou familiar, género, identidade ou expressão de género, nacionalidade, capacidade física e mental, raça, religião, sexo, orientação sexual, status socioeconómico e qualquer outro característica que nos torna únicos.

Os nossos Parceiros de Negócios devem conduzir os seus negócios de maneira respeitosa e digna, num ambiente que trate os seus funcionários com dignidade, livre de assédio, bullying, discriminação, abuso físico e verbal, ameaças ou intimidação de qualquer tipo.

2.3 Saúde e segurança

A GWR oferece e mantém um ambiente de trabalho saudável e seguro para todos os seus funcionários e para os demais que visitam os seus locais de trabalho. A GWR faz tudo o que é razoável e praticável para evitar danos pessoais e cumprir os deveres impostos à empresa como empregador sob a legislação pertinente.

Da mesma forma, os nossos Parceiros de Negócios devem proporcionar um ambiente de trabalho saudável e seguro para os seus funcionários, observando as leis e regras sobre saúde e segurança no local de trabalho.

3. Integridade nos negócios

3.1 Conformidade com a lei

Como uma empresa verdadeiramente internacional, a GWR está comprometida em cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis. Para garantir uma relação comercial transparente e de confiança, esperamos também o mesmo empenho dos nossos Parceiros de Negócios.

Todos os Parceiros de Negócios devem estar familiarizados com as leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis que sejam relevantes a nível local, nacional e internacional para as suas respectivas atividades para, em colaboração com ou em nome da GWR.

As leis nacionais e internacionais regulam a importação, exportação e comércio interno de bens e serviços, bem como os movimentos e pagamentos de capitais. Os nossos Parceiros de Negócios devem ter procedimentos adequados para garantir que as transações com terceiros não infrinjam embargos económicos ou regulamentos de comércio, controlo de importação e exportação ou regulamentos para o combate ao financiamento do terrorismo.

Em países ou mercados específicos, regras mais rígidas do que as descritas no Código podem estar em vigor. Nesse caso, as regras mais rígidas devem ser aplicadas.

3.2 Anticorrupção, suborno e fraude

É nossa política conduzir todos os negócios da GWR de maneira honesta e ética. Adotamos uma abordagem de tolerância zero ao suborno, corrupção e fraude, e estamos comprometidos em agir profissionalmente, de forma justa e com integridade em todos os nossos negócios e relacionamentos onde quer que operemos.

A corrupção é contraditória ao objetivo de fazer bons negócios. Por “corrupção” queremos dizer uma forma de conduta desonesta ou antiética por uma pessoa a quem foi confiada uma posição de autoridade, muitas vezes para obter benefício pessoal. A corrupção pode ser de qualquer forma, incluindo, mas não se limitando a suborno e fraude. A corrupção prejudica a confiança que os nossos acionistas têm na GWR e na marca GWR. Além disso, a corrupção mina o estado de direito, distorce os mercados e priva os direitos e recursos de outras pessoas. A GWR condena a corrupção de qualquer forma, incluindo peculato, roubo, apropriação indébita, evasão fiscal ou lavagem de dinheiro.

Consequentemente, exigimos que todos os Parceiros de Negócios cumpram os seguintes princípios:

• Ninguém agindo em nome da GWR, ou com quem a GWR tenha um relacionamento, pode, direta ou indiretamente, solicitar, oferecer, pagar, aceitar ou receber subornos ou realizar outras práticas corruptas.
• Nenhuma forma de pagamento facilitador é permitida.
• Os representantes da GWR não pedem presentes ou hospitalidade e não estão autorizados a aceitar e/ou fornecer presentes ou hospitalidade de ou para qualquer Parceiro de Negócios ou terceiro.

Os Parceiros de Negócios devem condenar qualquer forma de corrupção, suborno ou fraude.

Confiança e honestidade são pilares da cultura GWR; portanto, reservamos o direito de indagar ou investigar qualquer Parceiro de Negócios se houver suspeita de alguma forma de corrupção.

3.3 Proibição de trabalho forçado e infantil

Os Parceiros de Negócios não devem utilizar nenhuma forma de trabalho forçado, escravo ou involuntário.

Esta proibição aplica-se a todo trabalho ou serviço que seja exigido de qualquer pessoa sob ameaça de qualquer penalidade e para o qual o inpíduo não tenha se oferecido voluntariamente, formas modernas de escravidão e tráfico para trabalho.

Os Parceiros de Negócios também estão proibidos de utilizar qualquer forma de trabalho infantil.

O trabalho infantil é definido de acordo com as Convenções 138 e 182 da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e as leis nacionais. Todos os trabalhadores devem ter atingido a idade de 15 anos ou ter atingido a idade mínima legal de trabalho de acordo com a lei nacional.

3.4 Privacidade e proteção de dados

Os Parceiros de Negócios têm a responsabilidade legal de proteger a privacidade dos seus clientes, funcionários e outras partes, e devem cumprir todas as leis e regras aplicáveis quando dados pessoais são recolhidos, processados, transferidos ou armazenados. Em particular, os dados pessoais utilizados pelos Parceiros de Negócios devem ser:

• Processados de forma lícita, justa e transparente em relação ao titular dos dados.
• Recolhidos para fins específicos, explícitos e legítimos e não processados de forma incompatível com esses fins.
• Adequados, relevantes e limitados ao necessário em relação aos fins para os quais são processados.
• Exatos e, quando necessário, atualizados; devem ser tomadas todas as medidas razoáveis para assegurar que os dados pessoais inexatos, tendo em conta as finalidades para que são tratados, sejam apagados ou retificados sem demora.
• Mantidos de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados por não mais do que o necessário para o qual os dados pessoais são processados, e.
• Processados de maneira a garantir a segurança adequada dos dados pessoais, incluindo proteção contra processamento não autorizado ou ilegal contra perda, destruição ou dano acidental, utilizando medidas técnicas ou organizacionais apropriadas.

3.5 Segurança da informação

Os Parceiros de Negócios devem utilizar apenas as informações fornecidas a eles pela GWR para cumprir as suas obrigações contratuais e devem protegê-las contra utilização indevida interna e externa, implementando medidas de segurança apropriadas. A não implementação de tais medidas pode ter consequências significativamente prejudiciais, como ataques cibernéticos, perda de dados, violação de propriedade intelectual ou roubo de identidade.

Os Parceiros de Negócios não devem utilizar nenhuma informação fornecida pela GWR para fins pessoais ou para fins que possam ser impróprios, antiéticos ou ilegais.

Antes de a GWR conceder acesso aos seus sistemas ou dados, os Parceiros de Negócios devem responder satisfatoriamente a um questionário de segurança da informação.

A GWR reserva o direito de negar a potenciais Parceiros de Negócios o acesso aos seus sistemas quando a GWR não estiver convencida de que as medidas de segurança apropriadas foram implementadas.

3.6 Integridade financeira

Os Parceiros de Negócios devem conduzir os seus negócios, armazenar documentos e realizar relatórios financeiros com integridade.

As transações comerciais, ativos e passivos serão mantidos precisos e corretos e documentados de acordo com os requisitos legais.

Todos os pagamentos e transações devem seguir todas as leis aplicáveis e políticas de contabilidade estabelecidas. Os Parceiros de Negócios devem ter procedimentos adequados para detetar e denunciar lavagem de dinheiro.

A GWR reserva o direito de realizar verificações de crédito e/ou solicitar referências de terceiros para garantir que os seus Parceiros de Negócios cumpram os seus requisitos de integridade financeira.

3.7 Concorrência justa

Os Parceiros de Negócios devem cumprir todas as leis antitruste e de concorrência aplicáveis.

Como organizações éticas, os nossos Parceiros de Negócios estão comprometidos em comportar-se de forma aberta e justa ao competir pelos negócios dos clientes. Eles não farão alegações falsas que denigrem injustamente os concorrentes ou interfiram indevidamente nas relações comerciais de um concorrente.

Os Parceiros de Negócios não se envolverão nem tolerarão qualquer comportamento anticoncorrencial, incluindo a celebração de acordos restritivos com concorrentes, fornecedores, distribuidores, retalhistas ou clientes.

Isso inclui, mas não se limita a, acordos de fixação de preços com concorrentes; qualquer forma de pisão de mercado ou acordo de alocação; manipulação de licitações; ou a partilha ilegal de informações competitivas sensíveis com concorrentes.

3.8 Proteção da propriedade intelectual

Como uma empresa cuja reputação se baseia na criação e proteção da propriedade intelectual (“PI”), a GWR entende a importância crucial do investimento e do valor da PI.

A propriedade intelectual abrange quaisquer obras de criação intelectual, incluindo, mas não se limitando a, obras literárias, fotografias, programas e clipes de televisão, gravações de som, designs, bancos de dados, marcas registadas e patentes.

A GWR também está extremamente ciente dos danos que podem ser causados quando a PI é utilizada de forma inadequada ou violada. As violações de propriedade intelectual incluem, mas não se limitam a, publicação, distribuição ou exibição de material de direitos autorais ou marca registada sem permissão ou licença, e a criação e distribuição de cópias não autorizadas de propriedade intelectual, tanto em formato físico quanto digital.

Portanto, esperamos que os Parceiros de Negócios respeitem e protejam todos os tipos de propriedade intelectual, seja ela pertencente à GWR ou a qualquer outra pessoa.

Para a GWR, respeitar a PI significa, em particular:

• Tratar a PI de outras partes como se fosse a sua.
• Obtenção de autorização por escrito antes da utilização, e
• Respeitar a aplicabilidade limitada dos conceitos de utilização justa e negociação justa.

3.9 Conflitos de interesses

Para os fins do Código, um potencial conflito de interesses ocorre quando os interesses externos de um funcionário de um Parceiro de Negócios [por exemplo, os seus interesses financeiros ou pessoais] interferem nos interesses da GWR ou nas obrigações relacionadas ao trabalho do funcionário. Por exemplo, um conflito de interesses pode ocorrer quando um funcionário de um Parceiro de Negócios é capaz de influenciar uma decisão que pode resultar num ganho pessoal para o funcionário ou para o familiar do funcionário devido a negócios com a GWR.

Os Parceiros de Negócios afetados por um conflito de interesse potencial ou real nas suas atividades em relação à GWR são obrigados a pulgá-los e resolvê-los o mais rápido possível.

3.10 Confidencialidade e informações de negócios

A GWR está comprometida em preservar a confidencialidade e integridade de todos os seus ativos de informações comerciais para preservar a sua competitividade, fluxo de caixa, lucratividade, conformidade legal, regulatória e contratual, bem como a sua reputação comercial.

As informações confidenciais da GWR são informações sensíveis, ou confidenciais, dentro da organização e destinadas a utilização comercial apenas por aqueles que precisam de saber das mesmas. A pulgação não autorizada de tais informações pode causar danos significativos, incluindo responsabilidade legal ou financeira e danos à reputação da GWR, bem como dos seus Parceiros de Negócios.

Os Parceiros de Negócios devem garantir que as informações e dados confidenciais sejam armazenados com segurança, que as informações sejam disponibilizadas apenas para inpíduos autorizados e sejam utilizadas apenas para fins comerciais acordados.

A pulgação não autorizada de informações confidenciais sobre a GWR ou os seus Parceiros de Negócios a terceiros, como a mídia ou concorrentes, constituirá uma violação do Código.

4. Normas ambientais

A GWR está comprometida em garantir o fornecimento ético e responsável dos seus materiais relacionados a produtos. Por exemplo, 100% dos dois milhões de livros da GWR produzidos em 2020 foram credenciados pelo Programa de Endosso de Certificação Florestal (“PEFC”). Os livros da GWR também são 98% recicláveis, contendo papel credenciado pelo PEFC originário da Finlândia e outros produtos de papel (cartões, guardas e capas) impressos com tintas à base de vegetais e embalados em caixas credenciadas pelo Forest Stewardship Council.

A GWR também assumiu um compromisso de longo prazo para melhorar a sustentabilidade mais ampla de toda a sua cadeia de abastecimento, desde fábricas de papel até gráficas e distribuidores, e o transporte que liga cada parte da cadeia.

Os Parceiros de Negócios devem partilhar a consciencialização da GWR sobre questões ambientais e o compromisso de melhorar as normas ambientais e, no mínimo, devem cumprir as leis e regulamentos ambientais locais aplicáveis e quaisquer normas ambientais adicionais, conforme a GWR notificar por escrito.

Os Parceiros de Negócios concordam que a utilização responsável dos recursos naturais, a redução de resíduos, o aumento da reciclagem e a utilização de produtos ecologicamente corretos de fontes sustentáveis são partes importantes de uma responsabilidade partilhada com o meio ambiente.

5. Implementação

5.1 Observação do código

Como parte da sua relação contratual com a GWR, os Parceiros de Negócios devem garantir que o Código seja observado e implementado.

Os Parceiros de Negócios também devem garantir que os funcionários que realizam atividades para a GWR também cumpram as disposições do Código.

5.2 Conformidade da cadeia de abastecimento

Os Parceiros de Negócios devem adotar sistemas eficazes para a implementação das disposições do Código pelos seus próprios parceiros de negócios que eles nomeiem no âmbito das suas atividades para a GWR e para monitorizar e documentar o cumprimento das suas disposições para a satisfação da GWR.

5.3 Violações do código

O Código é parte integrante de todos os acordos contratuais com a GWR.

Se a GWR considerar que um Parceiro de Negócios não está em conformidade com o Código, o Parceiro de Negócios deve tomar todas as medidas corretivas apropriadas conforme solicitado pela GWR para abordar quaisquer áreas de preocupação, incluindo apoiar qualquer investigação conduzida pela GWR ou o (s) seu(s) representante(s) designado(s).

A falha em remediar qualquer área de preocupação dentro de um prazo razoável pode resultar na tomada de outras medidas apropriadas pela GWR, incluindo a rescisão do contrato.

A GWR reserva o direito de rescindir se, na sua opinião, os Parceiros de Negócios não demonstrarem para a satisfação da GWR:

• Uma vontade genuína de trabalhar para cumprir todas as disposições do Código dentro de um prazo razoável, ou
• Uma abertura e transparência suficientes para permitir uma verificação robusta das suas práticas de trabalho.

6. Denunciar violações

Caso os Parceiros de Negócios tenham alguma dúvida sobre qualquer parte do Código, entre em contacto com o seu contacto comercial existente da GWR.

Qualquer suspeita de violação do Código deve ser reportada à Equipa de Administração da GWR, que inclui os chefes de Finanças, Jurídico, Operações e Pessoas e Cultura.

A Equipa de Administração da GWR:

Endereço postal:

Guinness World Records Limited

Ground Floor, The Rookery

2 Dyott Street

Londres, WC1A 1DE